KappAhl

Alt fokus på salg!

Med 60% av omsetningen som korttransaksjoner, gikk KappAhl over til integrert løsning for å spare tid og penger på manuelle oppgaver.

I likhet med de fleste andre i detaljhandelen stod KappAhl i 2003 overfor høyere kostnader for leie og bruk av betalingsterminaler. Med 60 prosent av omsetningen som korttransaksjoner, visste Torhild Larsen, økonomisjef at noe måtte gjøres.

Nordea var klar over prisendringene og la fram flere alternativer for oss. Det eneste vi måtte gjøre, var å velge den løsningen som passet best for oss, sier Torhild Larsen. KappAhl endte med en integrert løsning hvor betalingsterminalen er koblet til en PC, som igjen er koblet til konsernets nettverk.

Noen av fordelene ved integrert løsning er:

• Lavere kostnader
• Kan bruke egne kommunikasjonslinjer
• Færre feil
• Mindre svindel
• Mindre tidkrevende for de ansatte i butikkene
• Mindre tidkrevende for kontorpersonalet

Dette betyr at medarbeiderne i butikkene kan fokusere på kjernevirksomheten: Å selge klær, i stedet for avstemming av kassen, osv. Manuelle oppgaver er dermed blitt automatisert for eksempel ved att automatiske avstemmingsrutiner og registrering av beløp til betaling, går automatisk fra kassesystemet til terminalen. KappAhl har klart å redusere feil i kassene – feil som førte til mange timer ekstraarbeid og hodebry. Selskapet sparer også penger på kommunikasjonslinjer fordi de nå betaler en fast pris basert på allerede inngåtte avtaler om telefonlinjer.

Vellykket gjennomføring

Nøkkelen til den vellykkede innføringen av den nye integrerte løsningen var det gode samarbeidet mellom de involverte partene; fra KappAhls ansatte, programvareleverandøren (Extenda), Bravida og telefonoperatøren, til Nordeas Cash Management-rådgiver. Viktig var også en detaljert handlingsplan. – ’Vi må holde åpent i de vanlige åpningstidene – når kundene ønsker å handle og kan ikke holde stengt for å installere en programvare. Leverandørene tok hensyn til dette og foretok installasjon tidlig om morgenen’, forklarer Espen Johansen, IT-ansvarlig, i KappAhl.

’Vi kjørte pilot i cirka en uke før gjennomføringen, fortsetter Espen, - og vi fikk flere butikker opp og stå i løpet av de første ukene. Til slutt implementerte vi systemet i mer enn 20 butikker i uken’.

Løsningen er enkel å gjennomføre slik att behovet for opplæring er begrenset og det er butikksjefene som er ansvarlig for opplæringen i sine respektive butikker. KappAhl laget en intern håndbok for alle medarbeiderne i butikkene og oppnevnte superbrukere som kunne gi støtte.

Men etter at den nye løsningen var tatt i bruk overalt, viste det seg at linjekapasiteten ikke var stabil nok. Dermed kunne ikke betalingsterminalene kommunisere med BBS, og det forårsakte en masse manuelt arbeid. Det er umulig å forutsi alt som kan skje i et slikt prosjekt. Dette var imidlertid det eneste problemet KappAhl opplevde, og et lite problem i den store sammenhengen.

Lavt investeringsbehov

Det er sterk konkurranse i klesbransjen, og bunnlinjen er ytterst viktig for å lykkes. Kun de som er innovative og visjonære, overlever. KappAhl tok kontakt med en stor, global svensk konkurrent og spurte om de skulle samarbeide om utviklingen og dele kostnadene til oppstarten av dette prosjektet. Konkurrenten var villig. – ’Når man setter i gang et prosjekt som dette – eller alle typer prosjekter for den saks skyld – må man alltid vurdere investeringene i forhold til fremtidig utbytte’, forklarer Torhild Larsen. Da hun la frem de beregnede kostnadsbesparelsene for styret, ble planen godkjent med en gang. Bortsett fra oppstartskostnadene var investeringene minimale, både når det gjaldt det pengemessige og de ressursene som måtte frigis for å prioritere dette.

Mer effektivisering

I løpet av året samler KappAhl treasury-funksjonene sine på hovedkontoret i Gøteborg. I en slik situasjon er det en stor fordel med én nordisk bank og ett kontaktpunkt til alle landene hvor KappAhl opererer. – ’Det betyr at vi bare behøver å snakke med én person, og at kontaktpersonen kjenner hele porteføljen vår’, sier Torhild Larsen.

Dersom KappAhl velger å innføre den integrerte løsningen i andre land, vil Nordea være oppdatert på grunn av kunnskaps- og erfaringsutveksling over landegrensene. Til syvende og sist vil dette spare tid og penger. KappAhl ser kontinuerlig etter måter å effektivisere og redusere kostnader på, for å kunne forbli ledende innen bransjen.